Zmiany w audytach licencyjnych: Jak się przygotować i wyjść z nich zwycięsko?

Zmiany w audytach oprogramowania – od formalnych kontroli do działań opartych na analizie danych

Przez wiele lat organizacje były przyzwyczajone do tradycyjnego modelu audytu oprogramowania, który opiera się na formalnych kontrolach inicjowanych przez producentów. Proces ten rozpoczyna się od oficjalnego zawiadomienia (tzw. Welcome Letter), w którym znajduje się informacja o wszczęciu audytu. Dziś jednak obok tradycyjnych audytów pojawiają się nowe formy weryfikacji, które bazują na analizie danych pozostawianych przez użytkowników na serwerach producentów. Choć te działania nie są formalnym audytem, mogą stanowić początek procesu kontrolnego, prowadząc do poważnych roszczeń finansowych.

Klasyczny audyt oprogramowania

W tradycyjnym modelu audytu licencyjnego, producent oprogramowania wysyła oficjalne zawiadomienie o rozpoczęciu kontroli, które jest znane jako Welcome Letter. Proces audytu jest przeprowadzany przez wyznaczonych audytorów, którzy zbierają informacje dotyczące użytkowanego w organizacji oprogramowania. Audyt odbywa się zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem, a organizacja ma prawo do weryfikacji wyników audytu oraz skorzystania z pomocy Niezależnej Kancelarii Licencyjnej.

Choć klasyczny audyt jest często stresujący i czasochłonny, ma on jedną ważną zaletę – organizacja od samego początku jest świadoma, że ma do czynienia z audytem. Oficjalne zawiadomienie oraz ustalona struktura działań pozwalają na odpowiednie przygotowanie się do kontroli.

Nowa rzeczywistość: działania oparte na danych poszlakowych

Coraz częściej producenci oprogramowania inicjują działania kontrolne na podstawie danych poszlakowych – logów logowania do portali, informacji o pobieraniu oprogramowania czy wykorzystaniu licencji. Choć nie są one formalnym audytem, mogą skutkować kontaktem, w którym producent sygnalizuje „możliwe niezgodności” i sugeruje ich szybkie uregulowanie. Z pozoru to jedynie próba wyjaśnienia, w rzeczywistości jednak często stanowi wstęp do formalnej kontroli licencyjnej.

To nowe podejście do weryfikacji zgodności wymusza większą czujność. Klasyczne audyty nadal się zdarzają, ale coraz częściej poprzedzają je działania oparte na analizie danych – prowadzone w tle, bez oficjalnego zawiadomienia. Takie zapytania mogą przerodzić się w pełnoskalowy audyt i poważne roszczenia finansowe.

Dlatego warto już dziś wdrożyć strategie prewencyjne, które pozwolą wcześniej rozpoznać zagrożenia i ograniczyć ryzyko. W nowej rzeczywistości wygrywają ci, którzy myślą z wyprzedzeniem i działają, zanim będzie za późno.

Chcesz wygrać w audycie formalnym? Zacznij od wiedzy i prewencji

Dla organizacji, które chcą zrozumieć mechanizmy audytów i przygotować się zanim pojawi się oficjalne wezwanie, stworzyliśmy szkolenie „Jak wygrać w audycie formalnym oprogramowania?”.

To intensywny, jednodniowy kurs oparty na praktycznych przykładach i realnych scenariuszach, prowadzony przez doświadczonych ekspertów w zakresie prawa licencyjnego, obrony w audycie oprogramowania i przyjaznego audytu, skoncentrowany na skutecznych strategiach obrony.

Uczestnicy szkolenia poznają zarówno klasyczne modele audytów formalnych, jak i mniej oczywiste działania oparte na poszlakach. Zdobędą kompetencje jak identyfikować działania audytowe, jak zachować się, kiedy do nich dojdzie oraz jak właściwie przygotować organizację do kontroli oprogramowania przez podjęcie odpowiednich działań prewencyjnych.