Hosting licencji Microsoft - Prawa i obowiązki

Do której grupy należysz?

Biorąc pod uwagę omawianą tematykę hostingu oprogramowania, funkcjonujące na rynku organizacje można podzielić na trzy grupy:

1. organizacje, które nie hostują oprogramowania – są w pełni tego świadome
2. organizacje, które specjalizują się w hostowaniu oprogramowania
3. organizacje, które hostują oprogramowanie, a nie są tego świadome

Jeżeli należysz/chciałbyś należeć do grupy (2) lub chociaż przez chwilę zawahałeś się, czy należysz do grupy (3) przeczytaj ten artykuł koniecznie!

Czym jest hosting oprogramowania?

W dzisiejszych czasach wiele organizacji rezygnuje z utrzymywania lokalnych środowisk informatycznych. W zamian tego decydują się na korzystanie z zewnętrznych usług outsourcingowych (hosting infrastruktury, oprogramowania). Hosting oprogramowania to nic innego jak wynajmowanie aplikacji, systemów operacyjnych użytkownikom końcowym (klientom) przez firmy specjalizujące się w tym zakresie. Na polskim rynku funkcjonuje wiele firm oferujących tego rodzaju usługi. Wiele z nich oferuje swoje usługi w oparciu o licencje Microsoft.

Standardowe licencje Microsoft - usługi hostingowe

Oprogramowanie Microsoft jest jednym z najczęściej wykorzystywanych produktów w infrastrukturach informatycznych wielu firm. Organizacje korzystające z produktów Microsoft nabywają najczęściej licencje w ramach standardowych kanałów licencyjnych - OEM (Original Equipment Manufacture), FPP (Full Packaged Product), czy też w ramach umów licencjonowania zbiorowego.

Czy w oparciu o powyższe umowy licencyjne organizacje mogą hostować oprogramowanie? Przyjrzyjmy się zapisom z przykładowych umów licencyjnych:

• „Klient nie może i jego licencja nie pozwala mu używać Produktów na potrzeby oferowania osobom trzecim komercyjnych usług hostingowych…” - Postanowienia dotyczące Produktów (Product Terms)
• „Licencjobiorcy (ani innym osobom lub podmiotom) nie wolno: (…) używać oprogramowanie dla komercyjnych usług hostingowych;” - Postanowienia licencyjne dotyczące produktów Microsoft (EULA)

Bazując między innymi na powyższych zapisach, należy stwierdzić, iż standardowe umowy licencyjne nie dają prawa do użycia oprogramowania w celu udzielania usług hostingowych.

Cienka granica hostingu

Wiele organizacji w odpowiedzi na pytanie: Czy organizacja hostuje oprogramowanie Microsoft? Odpowie: NIE! Czy zawsze jest to poprawna odpowiedź?

Weźmy pod uwagę przykładowy scenariusz - choć nie jest on jedyny. Grupa kapitałowa składająca się z kilku spółek. Spółki korzystają z oprogramowania Microsoft, jedna ze spółek w grupie, w oparciu o swoje licencje Microsoft świadczy usługi wynajmu/zarządzania środowiskiem informatycznym jako Centrum Usług Wspólnych (CUW) dla pozostałych spółek. Oczywiście nie ma przeciwskazań dla tego rodzaju struktury, jeśli wszystkie spółki w grupie spełniają definicję Podmiotu stowarzyszonego, określoną przez Microsoft.

Problem pojawia się w momencie, kiedy przynajmniej jedna ze spółek tej definicji nie spełnia. W tej sytuacji CUW prawdopodobnie zostałby uznany przez Microsoft za organizację świadczącą usługi hostingowe dla podmiotów niestowarzyszonych (osób trzecich), co jest niezgodne z zapisami standardowych umów licencyjnych Microsoft.

Oczywiście każdy przypadek takiej sytuacji trzeba przeanalizować indywidualnie, biorąc pod uwagę wszystkie zachodzące okoliczności. Niestety w wielu takich przypadkach organizacja nie jest świadoma niezgodności licencyjnej. Przedstawiony scenariusz jest wyłącznie przykładowym spośród wielu innych. Można oczywiście temat komplikować dalej, rozszerzając go o inne scenariusze, których nie jest mało.

Jaka umowa dla hostingu?

Jeśli Twoja organizacja używa oprogramowania Microsoft w celu świadczenia usług hostingowych, powinna korzystać z dedykowanej do tego umowy Services Provider License Agreement (SPLA). To właśnie umowa SPLA umożliwia dostawcom udostępnianie oprogramowania Microsoft w modelu subskrypcyjnym w elastyczny i dostosowany do zapotrzebowania sposób. Opcje hostowania oprogramowania Microsoft daje również program Cloud Solution Provider-Hoster, natomiast jest to inny rodzaj hostingu (oparty na innych zasadach). Skupmy się w dalszej części artykułu na umowie SPLA…

SPLA - niestandardowe modele licencyjne

Z punktu widzenia licencjonowania, licencjobiorcą jest dostawca (hoster). Z tego powodu powinien on oczywiście znać zasady i modele licencyjne występujące w tej umowie. Modele licencyjne w SPLA są inne niż w tradycyjnych umowach Microsoft, co nie ułatwia poruszania się po tym środowisku. W wielu przypadkach modele licencyjne SPLA mają dokładnie taką samą nazwę jak w tradycyjnych modelach, co nie świadczy o tym, iż zasady są takie same.

Specyficznym dla tej umowy modelem licencyjnym jest Subscriber Access License (SAL) bardzo często utożsamiany z modelem Client Access License (CAL). Jest to błędne podejście!

Analizując zapisy licencyjne tych dwóch modeli, widać, iż obliczanie zapotrzebowania dla nich wylicza się w zupełnie inny sposób. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy hoster pozwala użytkownikom końcowym przenosić swoje licencje do hostowanego środowiska. W tej sytuacji hoster musi radzić sobie zarówno z modelami licencjonowania SPLA, jak również z tradycyjnymi modelami licencyjnymi - które nie należą do łatwych i przejrzystych.

NIEłatwe obowiązki hosterów SPLA

Dostawca usług, korzystając z umowy SPLA posiada szereg obowiązków. Począwszy od obowiązków, które musi spełniać wobec użytkowników końcowych (klientów), aż do obowiązków wobec producenta oprogramowania - firmy Microsoft. Jednym z głównych obowiązków dostawcy jest obowiązek sprawozdawczy, czyli comiesięczne raportowanie użytych licencji do producenta oprogramowania. Wbrew pozorom jest to dość skomplikowany proces, ponieważ, aby w poprawny sposób przygotować raport, trzeba wykonać szczegółową analizę środowiska i wykorzystanych licencji - a to w wielu przypadkach jest po prostu trudne. Błędne raportowanie może być przyczyną bolesnych konsekwencji w sytuacji, w której Microsoft zechce zweryfikować organizację pod względem spełnienia warunków umowy SPLA.

Zmiany w SPLA

W 2024 roku Microsoft wprowadził dwie istotne zmiany dla swoich klientów (hosterów) SPLA. Pierwsza zmiana dotyczyła okresu trwania umowy SPLA. Dotychczas, umowa zawierana była na okres 36 miesięcy. Po wprowadzonej przez producenta zmianie, okres ten został skrócony do 12 miesięcy. Drugą istotną zmianą jest wstrzymanie przez Microsoft możliwości procesowania nowych umów SPLA - jedyne umowy, które Microsoft kontynuuje to odnowienia. W jakim celu Microsoft wprowadził zmiany? Czas pokaże…

Odpowiedzialność wsteczna - Audyt Formalny

Microsoft, zgodnie z zapisami umieszczonymi w umowie SPLA, ma prawo kontrolować zgodność licencyjną środowisk SPLA. Warunki audytu określone zostały przez producenta w umowie Microsoft Services Provider License Agreement oraz umowie Microsoft Business and Services Agreement.

W odróżnieniu od tradycyjnych audytów Microsoft, audyt SPLA może obejmować weryfikację licencji za okres wsteczny (nawet do kilku lat). W związku z tym, zapotrzebowanie licencyjne podczas audytu zostanie wyliczone dla każdego miesiąca kalendarzowego w wyznaczonym okresie. Sytuacja w audytowanej organizacji ewidentnie się pogarsza, jeśli dotychczasowy proces miesięcznego raportowania był wykonywany niepoprawnie. Zgodnie z zapisami umowy, jeśli podczas audytu okaże się, że organizacja nie spełnia wymogów licencyjnych w stopniu większym niż 5%, Microsoft ma prawo żądać zapłaty za licencje w wysokości 125% aktualnej ceny za każdą niezgodną licencję oraz żądać zwrotu pokrycia kosztów audytora.

Warto pamiętać o tym, iż nie jest to wyłącznie zapłata za bieżące niezgodności licencyjne, ale również za niezgodności, które mogły być poczynione na przestrzeni kilku lat. Dlatego tak ważne jest odpowiedzialne oraz sumienne podejście do zarządzania licencjami w ramach umowy SPLA.

Jak możemy Ci pomóc?

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie przeprowadzenia analizy Twojej Organizacji pod kątem identyfikacji ewentualnych usług hostingowych bądź jesteś hosterem oprogramowania i chcesz zweryfikować czy działasz zgodnie z literą prawa licencyjnego, a może otrzymałeś od Microsoft „zaproszenie” do Audytu Formalnego - napisz do nas. Specjalista merytoryczny skontaktuje się z Tobą, aby omówić Twoje potrzeby.