Pomiar licencji SAP - jak uniknąć dodatkowych kosztów?

Czym jest pomiar licencji w SAP?

Pomiar licencji w SAP to obowiązkowy proces licencyjny służący do weryfikacji sposobu wykorzystania licencji SAP przez użytkowników. Wynik pomiaru wpływa na wysokość opłat licencyjnych, dlatego przed jego wysłaniem do SAP warto zweryfikować poprawność danych oraz przypisania użytkowników.

Nieprawidłowe przypisanie użytkowników, błędy w konfiguracji lub historyczne dane mogą powodować zawyżenie kosztów licencji. Dlatego przed wykonaniem pomiaru LAW warto przeprowadzić niezależną analizę wykorzystania licencji.

Czy pomiar LAW decyduje o wysokości opłat za SAP?

Tak. Nie jest jednak jedynym parametrem. Na wysokość kosztów licencji SAP wpływają przede wszystkim:

• wyniki pomiaru LAW,
• Revenue,
• Revenues,
• indywidualne zapisy umowy licencyjnej,
• przypisanie użytkowników do odpowiednich typów licencji,
• sposób wykorzystania funkcjonalności SAP.

Jak przebiega pomiar licencji w SAP?

Uruchomienie pomiaru USMM

Proces rozpoczyna się od uruchomienia przez administratora pomiaru w narzędziu USMM. System zbiera informacje o wykorzystaniu licencji oraz użytkownikach we wszystkich objętych pomiarem systemach SAP.

Agregacja i konsolidacja danych

Zebrane dane są następnie przekazywane do SAP LAW (License Administration Workbench), gdzie zostają zagregowane i skonsolidowane w jeden raport obejmujący całe środowisko SAP organizacji.

Przekazanie raportu do SAP

Po zakończeniu konsolidacji raport jest przesyłany do SAP. Producent wykorzystuje go do oceny zgodności wykorzystania oprogramowania z warunkami umowy licencyjnej.

Analiza zgodności licencyjnej

SAP analizuje przekazane dane i weryfikuje poprawność przypisania użytkowników oraz wykorzystania poszczególnych typów licencji. W przypadku wykrycia nieprawidłowości organizacja może zostać poproszona o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień.

Rozliczenie licencji

Końcowy wynik procesu zależy od jakości danych zawartych w pomiarze LAW oraz od wyjaśnień przekazanych do SAP. Nieprawidłowo przygotowany raport może prowadzić do naliczenia dodatkowych opłat lub konieczności zakupu kolejnych licencji SAP.

Jakie błędy najczęściej wpływają na wynik pomiaru LAW?

Na wynik pomiaru LAW wpływa przede wszystkim jakość danych znajdujących się w środowisku SAP. Do najczęstszych problemów należą pozostawienie aktywnych licencji nieaktywnym użytkownikom, błędne przypisanie typów użytkowników, brak regularnego przeglądu ról i uprawnień oraz nieaktualne dane organizacyjne. Istotnym źródłem błędów jest również nieuwzględnienie zmian wynikających z obowiązującej umowy licencyjnej oraz nieprawidłowa klasyfikacja użytkowników typu Named User.

Każda z tych nieprawidłowości może mieć bezpośredni wpływ na wynik pomiaru. Nieaktywni użytkownicy posiadający przypisane licencje prowadzą do zawyżenia kosztów, błędnie dobrane typy licencji zwiększają ryzyko dopłat podczas rozliczenia z SAP, a niepoprawnie określone wartości Revenue mogą skutkować naliczeniem wyższych opłat licencyjnych. Również nieaktualna konfiguracja środowiska SAP może spowodować wygenerowanie nieprawidłowego wyniku pomiaru LAW, który po przekazaniu do SAP będzie wymagał dodatkowych wyjaśnień lub korekt.

Dlaczego licencjonowanie SAP jest skomplikowane?

Licencjonowanie SAP znacząco różni się od modeli stosowanych przez większość producentów oprogramowania. Organizacje nie rozliczają się wyłącznie za liczbę użytkowników. W praktyce wykorzystywane są jednocześnie różne metryki licencyjne, których interpretacja zależy od zapisów konkretnej umowy.

Najczęściej spotykane elementy to:

• licencje Named User,
• metryki Revenue i Revenues,
• licencje przypisane użytkownikom wiodącym,
• indywidualne ustalenia zawarte podczas negocjacji,
• zapisy znajdujące się jedynie w korespondencji e-mail.

To właśnie połączenie tych elementów sprawia, że dwie organizacje korzystające z identycznej wersji SAP mogą ponosić zupełnie różne koszty licencyjne.

Jakie ryzyka wpływają na wysokość opłat za SAP?

Nieprawidłowo przypisane licencje

Sytuacja, w której użytkownicy mają przypisane inne typy licencji, niż faktycznie wynikają z ich zakresu obowiązków i realnego użycia systemu. Może to też dotyczyć użytkowników, którzy dawno odeszli z firmy, ale ich konta nadal blokują płatne licencje.

Pozostałości po wdrożeniu

Zbędne elementy, pozostałości po zrealizowanym procesie wdrożenia, obejmujące nieużywany kod programistyczny, włączone a nieużywane funkcjonalności, błędne lub zduplikowane dane główne, nieaktualne konfiguracje. Wpływają one na wysokość opłat i zgodność z posiadaną licencją.

Błędy danych bądź błędy w komunikacji pomiędzy działami

Niespójności lub niedopasowania danych wynikające z tego, jak poszczególne działy (np. finanse, logistyka, produkcja) rejestrują zdarzenia gospodarcze w systemie, błędy na styku współpracy i kompetencji użytkowników SAP z różnych działów. Prowadzą one do rozbieżności i błędów w bilansie.

Niewłaściwe wykorzystanie funkcjonalności

Użycie narzędzia lub modułu w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem lub standardowymi zaleceniami producenta, np. omijanie logiki procesów, używanie nieprawidłowych kodów ruchów magazynowych, księgowanie na skróty, błędne mapowanie danych, nadmiarowe uprawnienia. Zamiast usprawniać pracę, prowadzi to do błędów, niespójności danych, a nawet problemów prawno-podatkowych.

Niekontrolowany rozwój systemu

Zjawisko chaotycznego rozrastania się środowiska IT firmy, tzw. „SAP sprawl”. Polega na powielaniu funkcji, tworzeniu nadmiarowych baz danych oraz nadmiernym modyfikowaniu kodu źródłowego w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe, bez oglądania się na standardową architekturę systemu. Zjawisko to wpływa na wzrost kosztów i utrudnia aktualizacje, utrudnia integrację z nowoczesnymi platformami, zwiększa awaryjność.

Czy można legalnie obniżyć opłaty za SAP?

Tak. Obniżenie kosztów nie musi oznaczać ograniczania działalności firmy. W wielu organizacjach źródłem dodatkowych kosztów są błędnie przypisane licencje, nieaktualni użytkownicy, historyczne konfiguracje oraz nieoptymalne wykorzystanie funkcjonalności SAP.

Audyt licencyjny pozwala zidentyfikować takie obszary jeszcze przed oficjalnym pomiarem LAW lub kontrolą SAP.

Jaka jest rola SAP i Partnera SAP?

SAP odpowiada za rozwój platformy oraz model licencjonowania swoich produktów. Partnerzy SAP koncentrują się przede wszystkim na wdrożeniach, konfiguracji i utrzymaniu systemów u klientów.

Zakres odpowiedzialności partnera zależy od zawartej umowy i nie zawsze obejmuje szczegółową analizę zgodności licencyjnej czy optymalizację kosztów licencji. Dlatego wiele organizacji decyduje się na niezależny audyt licencyjny prowadzony przez ekspertów specjalizujących się wyłącznie w obszarze licencjonowania SAP.

Podsumowanie

Pomiar LAW jest obowiązkowym elementem zarządzania licencjami SAP i ma istotny wpływ na wysokość opłat ponoszonych przez organizację. Wynik pomiaru zależy nie tylko od liczby użytkowników, ale również od sposobu konfiguracji systemu, przypisanych typów licencji oraz zapisów umowy z SAP. Regularna analiza wykorzystania licencji pozwala ograniczyć ryzyko kosztownych rozbieżności podczas audytu.

Pomiar LAW jest obowiązkowym elementem zarządzania licencjami SAP i ma istotny wpływ na wysokość opłat ponoszonych przez organizację. Wynik pomiaru zależy nie tylko od liczby użytkowników, ale również od sposobu konfiguracji systemu, przypisanych typów licencji oraz zapisów umowy z SAP. Regularna analiza wykorzystania licencji pozwala ograniczyć ryzyko kosztownych rozbieżności podczas audytu.