Certyfikat odnosi się do stanu potwierdzonego w określonym momencie i w określonym zakresie. Jeżeli później zmieni się środowisko IT, sposób wykorzystania oprogramowania, model licencjonowania albo warunki producenta, konieczna może być ponowna weryfikacja. Dlatego certyfikat należy traktować jako formalne potwierdzenie konkretnego stanu na dzień wydania, a nie dokument gwarantujący zgodność niezależnie od przyszłych zmian.

Certyfikat może stanowić ważny element dokumentacji potwierdzającej, że organizacja podjęła działania w celu zweryfikowania i uzyskania zgodności licencyjnej. Nie zastępuje on wszystkich dokumentów zakupowych ani umów licencyjnych, ale może uzupełniać materiał dowodowy pokazujący, że dany obszar został objęty analizą, zalecenia zostały zrealizowane, a wynik procesu został formalnie udokumentowany. Ma to szczególne znaczenie w środowiskach, w których zmiany technologiczne mogą utrudniać późniejsze odtworzenie stanu licencyjnego.

Tak, organizacja może okazać certyfikat producentowi lub audytorowi jako element dokumentacji dotyczącej zweryfikowanego obszaru. Nie oznacza to automatycznego zakończenia audytu ani wyłączenia prawa producenta do kontroli, ale może pomóc w uporządkowanym przedstawieniu sytuacji. Certyfikat pokazuje, że organizacja wcześniej przeprowadziła proces potwierdzenia zgodności, zrealizowała wymagane zalecenia i dysponuje formalnym dokumentem odnoszącym się do konkretnego zakresu środowiska IT.