Narzędzie SAM może zbierać informacje o zainstalowanym oprogramowaniu, użytkownikach, urządzeniach, przypisaniach licencji, wersjach produktów, aktywności oraz zmianach zachodzących w środowisku. Zakres danych zależy od wybranego rozwiązania i jego integracji z infrastrukturą organizacji. Im pełniejsze dane, tym łatwiej przygotować wiarygodną analizę licencyjną.

Skuteczność narzędzia zależy od poprawnej konfiguracji, zakresu objętego monitorowaniem oraz jakości danych źródłowych. Duże znaczenie ma również regularna praca z wynikami, ponieważ samo zbieranie informacji nie wystarczy do utrzymania kontroli nad środowiskiem. Narzędzie daje największą wartość wtedy, gdy jest powiązane z procesami SAM i realnymi decyzjami organizacji.

Narzędzie SAM wspiera administratorów w zarządzaniu uprawnieniami, ponieważ ułatwia sprawdzenie, komu przypisano dostęp, które konta pozostają aktywne i gdzie mogą występować niepotrzebne uprawnienia. Dzięki temu administratorzy szybciej zauważają użytkowników z nadmiarowym dostępem, nieużywane przypisania lub rozwiązania wymagające uporządkowania. Narzędzie nie odbiera im obowiązków, ale usprawnia codzienną pracę i pomaga podejmować decyzje na podstawie pełniejszego obrazu środowiska.